Como a Coel estruturou o comercial e saiu das planilhas para o CRM

De um controle disperso em planilhas, onde oportunidades se perdiam, para um processo comercial com etapas, critérios e responsabilidades definidas. Tudo construído junto com o time, em São Paulo.

O cliente

A Coel atua no setor de automação industrial. Fabricando itens como controladores de temperatura, relés eletrônicos, programadores horários e sensores, e trabalha com projetos personalizados que passam por engenharia.

Isso significa venda técnica, ticket alto e ciclo longo, que vai de 60 dias a mais de 8 meses. Cada oportunidade carrega valor e detalhe, quando uma se perde, vai junto um projeto inteiro.

O desafio

Quando o trabalho começou, o comercial da Coel rodava numa estrutura que cresceu sem método.

• 01Controle em planilhas: as oportunidades viviam dispersas e dependendo da memória de cada pessoa para avançar.
• 02Oportunidades se perdendo: sem critério de acompanhamento, os negócios paravam no meio do caminho sem que ninguém percebesse a tempo.
• 03Avanço por interpretação: cada um decidia à sua maneira quando uma oportunidade estava pronta para a etapa seguinte, sem padrão algum.
• 04Venda técnica sem visão: projetos com engenharia e ciclo longo precisam de clareza sobre dados, responsáveis e próximo passo. A planilha não dava conta disso.

Como conduzimos

O trabalho começou pela estrutura, o que costuma ser ignorado.

• Dois funis enxutos, desenhados para a realidade da Coel

  Um funil comercial com seis etapas e um funil de engenharia com quatro etapas. Cada uma com um motivo claro de existir, respeitando que venda técnica e projeto de engenharia têm ritmos diferentes.

• Critério em cada etapa

  Definimos critérios objetivos de avanço, responsabilidades por etapa e padrão de preenchimento. Sem isso, o CRM viraria só um depósito de registros soltos.

• Construção junto com o time

  O funil foi ajustado com base na rotina real da equipe, teve alinhamento direto com o comercial, revisão de abordagem e construção conjunta do processo. Uma referência interna ficou como ponto central de apoio, esclarecendo dúvidas e organizando as demandas de quem cuida das vendas e de quem cuida dos relatórios.

• Implementação do RD Station CRM Advanced

  Com o processo desenhado, a ferramenta entrou para sustentar o que foi definido, visão de funil, histórico e próximo passo sempre visíveis.

O que mudou

A mudança mais imediata foi de visão, o que antes vivia espalhado em planilhas passou a viver num funil, para todos verem. Pouco mais de um mês de operação no CRM após a implementação,

• ▸74 negociações registradas no funil de vendas consultivas, contatos que antes se perderiam sem rastro
• ▸68 negócios em andamento e visíveis, acompanhados etapa a etapa, coerente com o ciclo longo da Coel
• ▸5 negócios fechados, somando R$ 355.759, com ticket médio de R$ 71.151
• ▸2.510 unidades vendidas, com o SSR-D 120 puxando o volume
• ▸1 perda registrada, com motivo documentado, porque agora até a perda gera aprendizado
• ▸Base pronta para o RD Marketing, integração já mapeada como próximo passo

Síntese

O trabalho não terminou na implementação pois ferramenta sem uso consistente não sustenta nada. Agora entra a fase de quem sustenta resultado, uso diário, acompanhamento e ajuste contínuo.

A Coel sai dessa etapa com um comercial que enxerga os próprios gargalos e um time que sabe o que fazer em cada passo da venda.